Las estafas son un riesgo inherente en las relaciones comerciales. En concreto, el fraude por suplantación de identidad empresarial es práctica habitual de los ciberdelincuentes. La suplantación de identidad es una apropiación injusta de la identidad de una persona por un ajeno a la operativa.
Para poder entender el alcance de este riesgo en nuestro mercado, basta con examinar el incremento del robo de identidad en Europa. De acuerdo con la Encuesta de la Comisión Europea sobre Estafas y Experiencia de Fraude de los Consumidores, el robo de identidad se sitúa como el segundo fraude más recurrente, representando el 33% de los casos encuestados.
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Es importante destacar que los seguros de crédito no cubren este delito, por lo tanto, la empresa vendedora que ha sido víctima del fraude, no tiene ningún derecho legítimo de cobro contra la empresa cuya identidad ha sido suplantada.
Por esta razón, es crucial tomar todas las precauciones y medidas de seguridad necesarias, y así evitar convertirse en víctima de un fraude por suplantación de identidad empresarial.
Tu empresa es un objetivo para la suplantación de identidad
Las empresas son objetivos igualmente atractivos, o incluso más, que los consumidores, debido a que sus operaciones comerciales ofrecen un gran potencial de lucro para los delincuentes.
Cuando hablamos de este fenómeno, debemos tener en cuenta que las víctimas son entidades jurídicas que son engañadas por personas ajenas, quienes realizan operaciones comerciales que nunca serán saldadas. Además de las empresas cuya identidad ha sido suplantada.
Cómo detectar un intento de fraude por suplantación de identidad empresarial
Todos tus empleados deben estar capacitados, con el objetivo de evitar el robo de datos personales y la suplantación de identidad personal o empresarial. Tu equipo de ventas y dirección debe conocer, especialmente bien, las diversas prácticas que pueden ayudar a prevenir este tipo de fraudes.
Después de todo, los departamentos de compras, ventas y finanzas son responsables de aprobar o rechazar las operaciones comerciales en las que se lleva a cabo estos ataques. A continuación, identificaremos los indicios de fraude en las diferentes etapas de la operación comercial.
Estos indicios se describirán desde la perspectiva de una empresa proveedora que ha sido víctima del fraude. Es importante tener en cuenta que la suplantación de identidad también puede afectar a nuestros proveedores.
Indicios durante el primer contacto
En primer lugar, una persona que dice actuar en nombre de una empresa solicita la realización de un pedido mayorista. Estas presuntas empresas suelen ser reconocidas dentro del sector, lo que las hace más atractivas para el equipo comercial.
Este primer contacto se realiza por correo electrónico, proporcionando un número de teléfono móvil, en lugar del teléfono fijo de la empresa. Por lo general, la dirección de correo electrónico utilizada imita alguna de las direcciones de contacto de la empresa suplantada.
Los delincuentes suelen identificarse como un empleado o directivo senior en este primer email, en los que añaden datos fiscales y bancarios para dar una apariencia de legitimidad.
Temporada habitual de intentos de fraude
Si bien el fraude por suplantación de identidad empresarial puede ocurrir en cualquier momento, hay épocas del año especialmente sensibles, como los periodos vacacionales o las semanas previas a las festividades nacionales.
Esto se debe a que las empresas suelen tener una plantilla reducida o estar sometidas a una mayor carga de trabajo, lo que puede afectar su capacidad de supervisar los pedidos.
Solicitud de venta a crédito
En este tipo de fraudes, se solicita que la operación se realice a crédito, utilizando como argumento la antigüedad y seriedad de la empresa cuya identidad se está suplantando.
Indicios durante el proceso de entrega de la mercancía
Por lo general, la dirección indicada para la entrega del pedido no coincide con el domicilio social de la empresa, ni con el de la empresa suplantada.
Sin embargo, lo más normal es que los delincuentes indiquen que ellos pagarán el transporte, enviando al transportista al almacén del proveedor que está siendo víctima del fraude.
Impago y desaparición
Cuando llega la fecha de vencimiento, el pago no se realiza y el cheque es devuelto por falta de fondos. Además, los delincuentes dejan de comunicarse a través de los medios de contacto que utilizaron anteriormente.
Después de declarar la falta de pago, se revela que la empresa suplantada nunca se puso en contacto con el negocio que fue víctima del fraude ni realizó ningún pedido.
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Medidas para evitar el fraude por suplantación de identidad empresarial
Como mencionamos anteriormente, la primera medida es capacitar a todo el personal de la empresa para detectar este tipo de fraudes.
Además, existen una serie de procedimientos que permiten detectar y prevenir los intentos de los criminales, los cuales se detallan a continuación.
Verificación de clientes en cartera
En el caso de que la empresa compradora ya haya sido cliente de tu negocio. Se deberá verificar cualquier cambio en el proceso de compra, en las condiciones del pedido, el método de pago o la manera de solicitar la entrega.
La forma mas rápida y sencilla es ponerse en contacto con la oficina central de la empresa, mediante los medios de contacto previamente utilizados, o aquellos que figuren en la página oficial de dicha empresa. Huelga decir que, en ocasiones, los ciberdelincuentes clonan los portales web de las empresas que suplantan, por lo que se debe prestar atención a la autenticidad de la página consultada.
Verificación de los medios de contacto y gestión
Con independencia de que ya hayamos tenido trato con la empresa compradora o no, hay indicios que no deben pasarse por alto.
Las grandes empresas no utilizan direcciones de correo electrónico de dominios genéricos como Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo!, etc. Asimismo, este tipo de empresas se valen de software de gestión de proveedores, facilitando códigos para la gestión y seguimiento de los pedidos y las facturas.
Verificación de nuevos clientes
Todo nuevo cliente debería ser objeto de una due diligence, que incluya la verificación del registro mercantil. Además, se debe solicitar el DNI o documento oficial semejante, acreditando al representante social que figura en el registro.
Verificación de los datos proporcionados y condiciones del pedido
Los mensajes recibidos y toda la documentación presentada por la empresa compradora debe cumplir con unos estándares básicos. Las faltas de ortografía o el uso de un lenguaje impropio de una operación comercial en tu sector son indicios a tener en cuenta.
Por otro lado, una sencilla comprobación del lugar de entrega indicado, puede arrojar algo de luz acerca de la legitimidad de la dirección y el local.
Medidas preventivas durante la entrega
En el caso de que tu empresa contrate o utilice a su propio transportista, este debe ser instruido convenientemente.
Bajo ningún concepto se debe aceptar un cambio de planes de última hora respecto a las condiciones de entrega, por muy inofensivo que parezca. En su lugar, se ha de notificar dicho cambio y verificar las condiciones. Además se ha de solicitar un albarán debidamente cumplimentado, en el que se indiquen los datos del transportista, así como los lugares, fechas, horas de recogida y entrega.
Confiamos en que estas recomendaciones eviten que tu empresa sea víctima de la suplantación de identidad. No obstante, si todo ello ocurre, no dudes en denunciar la situación ante las autoridades pertinentes.
