La mejor manera de evitar los impagos por parte de los clientes es prevenir la situación con una adecuada gestión del crédito. En este artículo, presentamos una serie de pasos fundamentales que debes implantar en tu empresa y aplicar de forma sistemática.
Investigación de los potenciales clientes y monitorización constante de la cartera
Antes de firmar cualquier acuerdo con un cliente, es imprescindible llevar a cabo la due diligence. Es decir, un análisis exhaustivo de su solvencia financiera, así como de su trayectoria en el mercado. Para ello, debes utilizar el mayor número de fuentes fidedignas que estén a tu disposición.
Te recomendamos encarecidamente valerte de los informes de riesgo proporcionados por la aseguradora de crédito. Los datos utilizados para su confección también incluyen información que trasciende la cuenta de resultados o los habituales informes financieros publicados por las empresas.
Sobra decir que los límites del crédito otorgados al cliente comprador deberían estar en función del riesgo que este represente.
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Por otro lado, la reputación de tu posible cliente dentro del mercado también es un factor a tener en cuenta para evitar los impagos. Especialmente cuando los datos financieros de los que dispones no resultan concluyentes.
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Documentación de las condiciones de entrega y pago
El contrato entre ambas partes siempre debería figurar por escrito e incluir detalladamente cuáles son las condiciones de entrega de la mercancía y pago de la misma. Estos dos aspectos jamás deberían ser susceptibles de interpretación.
De hecho, en el comercio internacional, los INCOTERMS permiten fijar con absoluta precisión las condiciones de la entrega de las mercancías. También la responsabilidad de cada una de las partes. Por ejemplo: quién debe contratar y costear el transporte, quién es el responsable de la mercancía durante dicho transporte, así como el lugar y el momento en el que la mercancía ha sido entregada.
Ese es el nivel de concreción que debe caracterizar a las condiciones de entrega en las operaciones nacionales y a las condiciones de pago. Es decir, se ha de dejar por escrito el tiempo y forma en las que el pago ha de tener lugar. De esta manera se incluirá, si procede, las garantías de cobro que se hayan pactado y las penalizaciones ocasionadas por la demora en el pago.
En el caso de las operaciones internacionales, el riesgo divisa es un factor crítico, incluso en aquellos casos en los que el contrato establezca que tu empresa va a cobrar en la divisa de tu propio país; en este caso, en euros.
El hecho de cobrar en euros no elimina el riesgo divisa, tan solo lo traslada a tu cliente. Si este no ha adoptado medidas para protegerse de una fluctuación adversa en el tipo de cambio internacional, podría tener dificultades para afrontar sus obligaciones de pago.
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Asegúrate de que los clientes firmen los recibos debidamente
La entrega de las mercancías siempre debería quedar registrada en un recibo firmado y sellado por un representante de tu cliente que esté legitimado y autorizado para imponer dicha firma y el sello oficial de la empresa.
Sin embargo, son numerosos los casos en los que no se toman las diligencias debidas para acreditar la entrega de las mercancías. Esta es la receta perfecta para ser víctima de una estafa.
De esta manera, el transportista o persona encargada de entregar las mercancías a tus clientes debe tener instrucciones específicas de recabar un recibo sellado y firmado por una persona acreditada, cuya identidad haya sido previamente acordada. De lo contrario, la entrega de la mercancía jamás debería tener lugar.
Emisión inmediata y diligente de la factura tras la entrega
La emisión y entrega de la factura constituye la primera actuación de solicitud de pago. Por lo tanto, debería tener lugar tan pronto como se haya producido la entrega, con independencia de los plazos de pago que se hayan podido pactar.
Así mismo, la factura debe contener todos y cada uno de los datos esenciales que determinen su validez. De lo contrario, tu cliente podría argumentar defectos de forma o la ausencia de una factura para demorar legítimamente el pago de la misma.
Llamada a los clientes antes del vencimiento de la factura para evitar los impagos
No permitas que tus clientes se acostumbren a retrasarse en los pagos de las facturas. Cada día que pasa, se traduce en una merma financiera para tu negocio. Además, puede suponer la anulación de la cobertura de tu seguro de crédito.
Ten en cuenta que tienes la obligación de gestionar correctamente el crédito de tus clientes. Si dicho crédito es extendido de manera informal y sin avisar a la aseguradora, esta no puede hacerse responsable de que la demora en el pago se traduzca en un impago. Por tanto, no podrá cubrir el daño ocasionado.
Con el fin de evitar este problema, es recomendable llamar a los clientes el día del vencimiento o el día hábil inmediatamente anterior para recordarles que deben efectuar el pago. Igualmente, confirmar telefónicamente y en su debido momento que las mercancías y la factura han sido entregadas puede evitar problemas de pagos.
Por otro lado, los impagos deben ser notificados a la aseguradora de crédito en las condiciones pactadas en tu póliza, para garantizar después la legitimidad de las reclamaciones.
Establecimiento de un procedimiento de recordatorio
Todos y cada uno de los clientes que se demoren en el pago deben ser sometidos a un proceso de recordatorio periódico, para dejar constancia por escrito de la reclamación.
Este procedimiento debe estar estandarizado dentro tu empresa e incluir medidas como las siguientes:
- Llamada a los clientes que se retrasan en el pago.
- Recordatorio por escrito.
- Nota de advertencia.
- Envío de notificación formal por correo certificado con acuse de recibo.
Una vez comunicado el siniestro a la aseguradora, esta se hace cargo de llevar a cabo este proceso. En el caso de Solunion, garantiza un proceso ágil, con gestores locales, a través de la red de recobro de Euler Hermes en más de 150 países.
Coordinación con el resto de departamentos en el caso de impagos
El inicio de procedimiento de recordatorio en caso de demora en los pagos ha de ser notificado y coordinado con el resto de departamentos afectados.
Por ejemplo, no tiene sentido que el equipo comercial siga vendiendo u ofreciendo cualquier tipo de trato de favor a un cliente que está generando impagos.
Del mismo modo, puede haber otros departamentos que deban tomar medidas al respecto. Cada uno de ellos debe estar sometido a una política específica que establezca sus responsabilidades y las acciones que deben adoptar.
Realización de revisiones frecuentes para evitar los impagos
La cartera de clientes debe estar permanentemente monitorizada. De esa forma, se podrá detectar a tiempo cualquier deterioro de la solvencia de un cliente y, por tanto, un incremento del riesgo del crédito otorgado.
Esta monitorización debería tener lugar en función del riesgo percibido de cada cliente. Aquellos compradores que presenten mayor riesgo deberán ser sometidos a una vigilancia más frecuente.
Por descontado, las relaciones de índole personal y la subjetividad que estas conllevan no deberían influir en estos procedimientos.
En este sentido, la monitorización constante de la cartera por la aseguradora de crédito garantiza el seguimiento de la solvencia de los clientes.
La aplicación de cada uno de estos elementos en tu política de gestión del riesgo es la mejor manera de proteger la cuenta de resultados de tu empresa frente a los impagos. Además, si cuentas con un seguro de crédito, evitarás el perjuicio financiero que estos puedan ocasionar.
