Seleccionar correctamente a tus proveedores puede tener un impacto muy significativo en el éxito de tu negocio o empresa. En este artículo, te explicamos cómo lograrlo en cinco sencillos pasos.
Paso 1: Identifica las necesidades de tu empresa para elegir al mejor proveedor
Antes de comenzar a buscar y elegir el mejor proveedor, es imprescindible conocer las necesidades específicas de tu negocio. De esta forma, no solo se puede llevar a cabo una mejor selección, también es posible identificar sinergias en la cadena de suministro, las cuales permitan una reducción de tus costes.
Estos son algunos de los aspectos básicos a tener en cuenta:
- Cuáles son los productos, servicios y materias primas que tu empresa necesita: Esto puede incluir materiales, servicios como los de consultoría, marketing o IT.
- Cuál es la calidad requerida: Hay que tener presente que tus socios comerciales y clientes esperan que tus proveedores cumplan con los mismos estándares, que son exigidos a tu negocio. Existen múltiples normas y certificaciones que tienen en cuenta a los proveedores, como pueden ser las normas ISO o los certificados alimentarios FSSC.
- Plazos de entrega: Es necesario considerar las necesidades de tus clientes y las fechas límite de los proyectos.
- Costes: Los costes de producción deben tener en cuenta los precios del mercado y el margen de beneficio.
- Capacidades internas: Finalmente, no hay que descartar la utilización de recursos propios, como alternativa a la búsqueda del mejor proveedor externos.
Paso 2: Establece los criterios de selección
Una vez identificadas tus necesidades, has de establecer los criterios de selección de tus proveedores. Estos son algunos de los más relevantes:
Reputación y experiencia
Debes tener en cuenta la experiencia, la credibilidad que se ha ganado durante ese tiempo y el tipo de clientes a los que el proveedor ha atendido. Además del grado de cumplimiento de los contratos, especialmente en las relaciones comerciales que no se materializaron.
Calidad y certificaciones
Como ya hemos señalado anteriormente, la calidad de los suministros condiciona la selección del proveedor.
Capacidad de producción y rapidez en la entrega
La capacidad de tu proveedor puede ser clave a la hora de atender la demanda en los plazos necesarios. Además, hay que tener en cuenta la estacionalidad o volatilidad de tu mercado, así como la flexibilidad de tu proveedor para adaptarse a los cambios.
En este sentido, la cantidad del pedido mínimo puede variar sustancialmente en función del proveedor. No es lo mismo un fabricante que un suministrador. Si tu negocio o empresa tiene una política de abastecimiento “just in time”, debes seleccionar al mejor proveedor que pueda adaptarse a cada circunstancia.
Condiciones de pago
Al igual que en el caso anterior, la flexibilidad en las condiciones de pago puede ser un factor determinante. Siempre debes verificar que los plazos sean compatibles con tus finanzas y que ofrezcan las facilidades necesarias.
Atención al cliente
El servicio posventa puede tener más o menos importancia, dependiendo del tipo de producto suministrado. Si embargo, en todos los casos es recomendable garantizar una buena comunicación, que resuelva dudas y agilice procesos de compra.
Localización
La ubicación geográfica del proveedor es un factor que afecta a la entregabilidad de los pedidos. La distancia y los requerimientos logísticos no solo afectan a los plazos, también pueden encarecer los productos o servicios. Estos desplazamientos condicionan el volumen de los pedidos, necesitando una mayor cantidad para preservar su rentabilidad.
Situación financiera
Por último, la solvencia de tus proveedores es un factor clave a la hora de establecer una relación de largo plazo, y prevenir el incumplimiento de los contratos. Una buena salud financiera posibilita acuerdos de financiación más flexibles en las compras.
En el extremo opuesto, la debilidad financiera de tu proveedor plantea el riesgo de que los suministros no sean entregados.
Paso 3: Investiga y conoce a tus potenciales proveedores
Existen muchas fuentes de información a la hora de investigar a tus posibles proveedores. Para empezar, es posible examinar el sitio web del proveedor, así como sus perfiles sociales y las reseñas dejadas por clientes anteriores.
En segundo lugar, puedes solicitar referencias a tus socios comerciales, quienes pueden haber tenido relación previa con el proveedor. También es recomendable comprobar los registros públicos, como las cuentas depositadas en el registro. La contabilidad arroja una imagen clara de su situación financiera mejorando la fiabilidad de su inclusión en tu cadena de suministro.
Finalmente, es recomendable visitar las instalaciones para conocer de primera mano su capacidad de producción y la calidad de los productos. Este contacto más directo te permitirá evaluar la fluidez y transparencia en la comunicación con el proveedor.
Paso 4: Negocia los términos
Una vez hayas seleccionado al mejor proveedor para tu empresa, es hora de comenzar a discutir los términos del acuerdo. Asegúrate de establecer una comunicación clara y efectiva con el proveedor. Ambas partes debéis comprender las necesidades y requisitos de la otra, además de estar de acuerdo en los términos generales.
Acto seguido, se han de definir claramente los términos específicos, como los plazos de entrega, la cantidad y calidad de los productos o servicios, los precios, las condiciones de pago y las garantías. Recuerda que para garantizar una relación de largo plazo, es importante encontrar una solución que sea justa y beneficie a ambas partes. Mantén una mente abierta y escucha las ideas del proveedor para encontrar un término medio.
Paso 5: Selecciona al mejor proveedor
La elección de un proveedor inadecuado, puede acarrear una serie de consecuencias negativas, tales como:
- Disminución de la calidad: Si un proveedor no cumple con los estándares de calidad requeridos, puede haber una disminución en la calidad de los productos o servicios ofrecidos por tu empresa. Esto puede tener un impacto negativo en tu reputación y la satisfacción de tus clientes.
- Retrasos en la entrega: Un proveedor inadecuado puede tener problemas para cumplir con los plazos de entrega, lo que puede afectar negativamente a la capacidad de tu empresa para cumplir con sus propias fechas de entrega. En determinados casos, esto puede suponer sanciones económicas y la rescisión de contratos.
- Aumento de costes: el incumplimiento de los términos acordados, así como el déficit en la calidad de los suministros, puede provocar un aumento inesperado en tus costes de producción. Esto puede tener un impacto negativo en la rentabilidad de la empresa y su capacidad para competir en el mercado.
Estas situaciones pueden provocar que sea complicado evaluar la fiabilidad de un proveedor. Pero con el servicio eGrade, que es gratuito, puedes acceder a nuestra base de datos y localizar al proveedor en el que tengas interés.
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