Con el fin de evitar que tu empresa sea víctima de un fraude por suplantación de identidad, hemos confeccionado esta guía con una serie de consejos prácticos para:
- Identificar un intento de estafa por suplantación de identidad empresarial.
- Prevenir este tipo de fraude.
Cómo identificar un intento de estafa por suplantación de identidad empresarial
Este fraude tiene una mayor incidencia en determinados contextos, como son las operaciones comerciales. Además, sigue una serie de patrones de comportamiento por parte de los estafadores.
Si prestas atención a estos factores, te será más fácil identificar aquellas situaciones que resulten sospechosas.
Indicios durante el primer contacto
Por norma general, esta tipología de estafa proviene de clientes nuevos. Su modus operandi suele consistir en el envío de un email o la realización de una llamada telefónica, en la que se indica que se ha conocido a tu empresa a través de su página web o en una feria comercial.
Los estafadores suelen hacerse pasar por mayoristas, distribuidores, importadores o cualquier otro tipo de cliente interesado.
Ten en cuenta que estos defraudadores han usurpado la identidad de otra empresa, de forma que disponen de información legítima, como el domicilio social, correo electrónico, información sobre los directivos o la documentación identificativa, la cual utilizan en sus comunicaciones.
Por ese motivo, siempre se debe verificar la documentación presentada por un nuevo cliente.
Los principales indicios durante este primer contacto son los siguientes:
- El mensaje durante la comunicación suele denotar urgencia, dando a entender que se solicita una respuesta urgente.
- A menudo, se utilizan cuentas de correo electrónico gratuitas, con una denominación parecida a aquella que se quiere suplantar. Desconfía de emails recibidos desde Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo y servicios similares.
- Los supuestos clientes internacionales tienen más probabilidades de usurpar la identidad, debido a que la distancia dificulta su seguimiento.
- Los domicilios de entrega de la mercancía difieren del domicilio social. Cuidado, pueden cambiar en el último momento vía telefónica la dirección.
No obstante, ten presente que éstos también pueden intentar hacerse pasar por uno de tus clientes.
Por ese motivo, te sugerimos comprobar siempre los pedidos anteriores, para detectar cualquier diferencia o anomalía.
Indicios durante el pedido
Al igual que en el primer contacto, en la realización del pedido se solicita la entrega a la mayor rapidez posible.
Para ello, pueden llegar a argumentarse múltiples motivos, aparentemente razonables.
Especialmente significativo es el hecho de que el pedido suele realizarse sin una previa solicitud del muestrario, las variedades de productos disponibles ni el catálogo de precios.
Este comportamiento precipitado es un claro indicio.
Además, ten presente que las grandes empresas, cuyas identidades sufren muchos intentos de suplantación, rara vez hacen pedidos directamente a los proveedores.
En su lugar, recurren a distribuidores de su nacionalidad, o bien son los propios proveedores quienes contactan con estas empresas, para ofrecer sus productos.
Finalmente, recuerda que aquellas operaciones que se formalizan de manera no presencial son más propensas a suplantación de identidad.
Indicios durante la retirada de la mercancía
Para hacerse con la mercancía, los estafadores utilizan múltiples alternativas.
- En primer lugar, solicitan ser ellos quienes realicen la retirada de la mercancía o hacerse cargo de los portes de ésta.
- En otras ocasiones, piden que la mercancía sea entregada en un almacén público o bien en una dirección diferente al domicilio social de la empresa que ha sido suplantada.
- Finalmente, también pueden solicitar la entrega en la dirección real, pero proceder a la recogida de las mercancías en la entrada del almacén o instalaciones
Consejos para prevenir la suplantación de identidad
Además de los señalados en los anteriores apartados, te recomendamos adoptar, por defecto, una serie de medidas a aplicar con todos los nuevos clientes y sus respectivos pedidos.
Comprueba la autenticidad de los datos suministrados
Todos los datos deben ser contrastados, desde la identidad de la persona que se ha puesto en contacto con tu empresa, hasta el domicilio de la empresa, pasando por los medios de comunicación utilizados, incluidos el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, sellos, y la web.
Verifica los canales de comunicación
Busca la página web de la empresa o sus datos de contacto en las bases de datos públicas, y llama a los números de teléfono.
Esta sencilla llamada puede revelar fácilmente un intento de estafa, al preguntar a la empresa acerca del pedido realizado.
Adopta una postura comercial precavida
Toda gestión de una operación comercial debe ejecutarse con las máximas precauciones posibles.
Ten en cuenta que incluso aquellas operaciones en las que se haya realizado el pago adelantado o un anticipo del mismo pueden ser fraudulentas.
Dependiendo de la modalidad utilizada, el pago puede ser revertido incluso tiempo después de haberse realizado.
De esa forma, una operación aparentemente legítima termina manifestando su verdadera naturaleza, cuando ya has bajado la guardia.
Solicita información a tu aseguradora
En Solunion, ayudamos a nuestros asegurados a recabar información acerca de sus clientes. Por ello, en caso de duda, te recomendamos siempre solicitar consejo de tu aseguradora.
Instruir a tu transportista
El momento clave en el que se consuma la estafa es durante la entrega de la mercancía.
Por ese motivo, es crucial que tu transportista cuente con instrucciones específicas de no modificar el punto de entrega sin contar con la aprobación previa por parte de tu empresa.
Instruye a tu proveedor acerca de las prácticas habituales de los estafadores, tal y como te hemos indicado en esta guía, y evita así que sea engañado.
Solicita que se firme el documento de entrega de la mercancía.
Confiamos en que esta guía te ayude a evitar las estafas de suplantación de identidad empresarial y contribuya a crear una cartera de clientes segura y rentable para tu negocio.
