Índice de contenidos
El cierre de año fiscal y contable garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales, lo cual evita sanciones u otras consecuencias legales no deseadas. Además, representa una oportunidad clave para evaluar la salud financiera de tu empresa.
Este proceso permite consolidar la información contable, identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos. Te contamos cómo realizarlo en este artículo.
1. Diferencia entre cierre fiscal y contable
El cierre contable se centra en registrar, ajustar y regularizar las operaciones económicas de la empresa para reflejar su situación financiera real. Incluye la preparación de estados financieros como el balance general y la cuenta de resultados.
Por su parte, el cierre fiscal implica calcular y liquidar las obligaciones tributarias de acuerdo con las normativas legales vigentes.
2. Pasos para realizar un cierre contable y fiscal eficaz
Te explicamos los pasos esenciales para garantizar un cierre contable y fiscal eficiente que, además, esté alineado con los objetivos de tu empresa.
2.1. Planificación fiscal previa
Anticiparse al cierre fiscal es clave para optimizar la declaración de impuestos y aprovechar los incentivos disponibles para lograr el mayor ahorro posible.
- Establece objetivos fiscales claros: define cómo los impuestos impactarán en las decisiones estratégicas de la empresa y planifica aquellas inversiones que permitan acceder a deducciones fiscales.
- Mantente al día de los cambios legales y fiscales que puedan afectar a tu empresa: esto incluye actualizaciones en deducciones, bonificaciones y exenciones aplicables a tu sector o región.
- Organiza la documentación necesaria: asegúrate de contar con registros contables completos y actualizados, incluyendo facturas, contratos y extractos bancarios.
- Colabora estrechamente con tu equipo contable o asesor fiscal para validar las decisiones tomadas durante el año.
2.2. Revisión de documentación y procesos
Este análisis exhaustivo permite identificar y corregir inconsistencias que podrían afectar a la estabilidad financiera y al cumplimiento legal de la empresa.
- Comprueba que todas las facturas emitidas y recibidas estén registradas correctamente. Verifica que los datos coincidan con los contratos y acuerdos comerciales. Confirma que no existan duplicados o documentos omitidos que puedan generar discrepancias.
- Realiza un inventario físico de las existencias y compáralo con los registros contables. Identifica las diferencias entre ambos y corrige los posibles errores en la valoración de las mercancías o la asignación de cuentas.
- Concilia los saldos de las cuentas bancarias con los extractos emitidos por las entidades financieras. Esto ayuda a detectar transacciones no registradas, cobros duplicados o movimientos que requieran aclaraciones.
- Analiza los procedimientos utilizados durante el ejercicio, como la gestión de cobros y pagos, para identificar posibles áreas de mejora. Detecta si los errores provienen de herramientas inadecuadas, la falta de formación o procesos mal estructurados.
2.3. Asientos previos al cierre
Antes de realizar el cierre contable es necesario ejecutar una serie de asientos previos que aseguren la precisión de las cuentas y reflejen la situación real de la empresa al final del ejercicio.
- Evalúa si los activos y pasivos están valorados correctamente en función de las circunstancias actuales. Ajusta los valores de acuerdo con las fluctuaciones de mercado, depreciaciones u otros factores que puedan haberlos alterado.
- Registra la depreciación de los activos fijos, como maquinaria, vehículos o tecnología, en función de su vida útil. Este asiento es crucial para reflejar el desgaste de los activos y calcular correctamente el beneficio operativo.
- Constituye las provisiones necesarias para cubrir posibles riesgos o pérdidas futuras. Estas pueden incluir deudas de clientes que presentan señales de morosidad, litigios pendientes o garantías ofrecidas a terceros.
2.4. Regularización de ingresos y gastos
La regularización de ingresos y gastos es un paso clave para determinar el resultado del cierre de año fiscal y contable. Este proceso te ofrece una visión fiel de la rentabilidad de la empresa.
- Cierre de cuentas de ingresos y gastos. Abona todas las cuentas de gastos contra la cuenta de pérdidas y ganancias. De igual forma, carga las cuentas de ingresos en la misma cuenta, para concentrar el resultado del ejercicio en un único lugar.
- Calcula el resultado del ejercicio. La diferencia entre los ingresos y los gastos registrados en la cuenta de pérdidas y ganancias determinará si la empresa ha obtenido un beneficio o ha incurrido en pérdidas. Este resultado se transferirá al patrimonio neto de la empresa en la fase de cierre.
2.5. Asiento de cierre y apertura
Este último paso marca la transición entre el final de un ejercicio contable y el inicio del siguiente. Es un procedimiento esencial para garantizar que las cuentas reflejen con precisión la situación financiera y patrimonial de la empresa.
Para realizar el asiento de cierre debes seguir estos pasos:
- Cancelación de cuentas: abona todas las cuentas deudoras con cargo a las acreedoras, de manera que todas las cuentas queden saldadas al finalizar el ejercicio.
- Registro en el libro diario: este asiento debe reflejarse en el libro diario, dejando las cuentas en cero para cerrar formalmente el ejercicio.
- Control final: revisa que todos los asientos necesarios (amortizaciones, provisiones, ajustes valorativos) se hayan realizado previamente para evitar errores o inconsistencias.
Por su lado, el asiento de apertura implica estos pasos:
- Reapertura de cuentas: invierte las operaciones del asiento de cierre, cargando las cuentas acreedoras y abonando las deudoras, para comenzar el nuevo ejercicio con los saldos correspondientes.
- Verificación de saldos iniciales: asegúrate de que los saldos reflejan correctamente la situación patrimonial de la empresa al inicio del nuevo periodo contable.
- Actualización del sistema contable: si utilizas software de contabilidad, confirma que las operaciones de cierre y apertura se hayan registrado de manera automática o manual según el sistema.
3. Calendario y trámites del cierre de año fiscal y contable
El cumplimiento de los plazos es fundamental para un correcto cierre de año fiscal y contable. Te indicamos un calendario con las fechas clave que autónomos, pymes y grandes empresas deben tener en cuenta. De esta manera, evitarás sanciones y garantizarás la adecuada presentación de documentación.
- Antes del 31 de diciembre, finaliza el ejercicio fiscal. Es el momento de realizar la planificación y los ajustes necesarios para optimizar los resultados del año.
- 30 y 31 de enero: presentación de declaraciones informativas anuales, como el modelo 190 (retenciones e ingresos a cuenta del IRPF) y el modelo 347 (operaciones con terceros).
- 31 de marzo: formulación y firma de las cuentas anuales.
- 25 de julio: fecha límite para la presentación del modelo 200 (autoliquidación del impuesto sobre sociedades).
- 31 de julio: plazo máximo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Además de estas fechas, ten en cuenta que a lo largo del año hay que presentar diferentes modelos tributarios:
- Mensuales: las grandes empresas deben presentar modelos como el 111 (retenciones de trabajo personal) y el 303 (autoliquidación de IVA) de forma mensual.
- Trimestrales: las pymes y autónomos presentan modelos como el 130 (pagos fraccionados del IRPF) y el 303 (IVA) cada tres meses.
- Anuales: incluyen modelos como el 390 (resumen anual de IVA) y el 347 (operaciones con terceros).
Finalmente, es necesario cumplir con otros trámites relevantes:
- Legalización de libros: antes del 30 de abril, las empresas deben presentar los libros contables en el Registro Mercantil, para evitar modificaciones posteriores.
- Auditorías: si tu empresa está sujeta a auditoría, el auditor debe emitir su informe dentro del plazo pactado, garantizando que las cuentas reflejen una imagen fiel.
- Depósito de cuentas: una vez aprobadas en la junta general ordinaria, las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil. Este trámite asegura la transparencia y permite su consulta pública.
4. Claves para gestionar la morosidad durante el cierre de año fiscal
La acumulación de impagos puede suponer un problema durante el cierre fiscal, dado que la ausencia de cobro no exime de la obligación de cumplir con la tributación. Esta situación puede agravar las deficiencias de liquidez e incluso obligar a financiar el pago de parte de los impuestos.
Para evitarlo, es imprescindible evaluar el impacto de los impagos en las cuentas anuales y establecer medidas preventivas que aseguren la estabilidad financiera de tu empresa.
4.1. Evaluación de la solvencia de clientes y medidas preventivas
Antes de establecer relaciones comerciales, es fundamental analizar la capacidad de pago de tus clientes para minimizar el riesgo de impagos. Comienza con un análisis previo de la información clave, como balances, historial de pagos y referencias comerciales para evaluar la solvencia de tus clientes.
Te recomendamos utilizar un servicio de scoring crediticio como eGrade de Solunion para obtener una calificación detallada del riesgo de impago y decidir las condiciones de crédito adecuadas para cada cliente.
En caso de detectar un riesgo elevado, considera adoptar medidas preventivas como solicitar pagos por adelantado, establecer plazos más cortos, o la contratación de un seguro de crédito. Las pólizas de Solunion están diseñadas para adaptarse a la estructura y necesidades de tu empresa.
Lectura recomendada:
4.2. Identificación de impagos y su impacto en las cuentas anuales
Conocer la magnitud de los impagos es esencial para evaluar su repercusión en la salud financiera del negocio:
- Revisión de cuentas por cobrar: analiza los saldos pendientes al cierre del ejercicio, diferenciando entre facturas en plazo y aquellas que ya deberían haberse cobrado.
- Provisiones para deudas incobrables: evalúa si es necesario dotar provisiones para cubrir las posibles pérdidas por impagos, y ajustar así el resultado del ejercicio.
- Impacto en los resultados: ten en cuenta que los impagos afectan directamente al flujo de caja y a la solvencia de la empresa, lo que podría influir en decisiones estratégicas futuras.
4.3. Protocolos de facturación y cobro para minimizar riesgos
Finalmente, es imprescindible contar con un sistema claro y estructurado de facturación y cobro que reduzca las probabilidades de morosidad. Para ello, te sugerimos lo siguiente:
En primer lugar, asegúrate de emitir las facturas con los datos correctos y en el momento oportuno, indicando claramente los plazos de pago y las penalizaciones por demora. Puedes utilizar herramientas que te permitan monitorizar los vencimientos de las facturas, automatizar recordatorios y facilitar el seguimiento de impagos.
Por último, y para una correcta gestión del cobro, necesitas definir un proceso de recuperación escalonado. En Solunion, ponemos a tu disposición un servicio especializado de recobro. Este incluye gestiones amistosas y legales, tanto a nivel nacional como internacional, con el objetivo de recuperar el crédito sin afectar a tus relaciones comerciales.
