En la era digital actual, la protección de datos de carácter personal se ha convertido en una piedra angular en la operativa de empresas y organizaciones. De acuerdo con la “Memoria de Actuación 2022”, publicada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el pasado año se recibió el mayor número de reclamaciones por violaciones de seguridad de su historia. Esta tendencia subraya la imperante necesidad de fortalecer las medidas de protección de datos en el ámbito empresarial español.
Principales obligaciones de las empresas con la protección de datos
Con la incorporación de España al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor en el año 2018, las empresas españolas asumieron una serie de obligaciones para garantizar la adecuada protección de los datos personales que manejan. Estas obligaciones no solo buscan cumplir con un marco legal, sino que también pretenden fortalecer la confianza entre empresas y usuarios, promoviendo la transparencia y la seguridad en el tratamiento de la información.
Registro de actividades de tratamiento
Todas las empresas están obligadas a mantener un registro detallado de las actividades de tratamiento de datos que llevan a cabo. Este registro debe incluir información como el propósito del tratamiento, la descripción de las categorías de datos y destinatarios, y los plazos previstos para la eliminación de las diferentes categorías de datos.
Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO)
Las empresas que realicen tratamientos a gran escala o que manejen categorías especiales de datos deben designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Esta figura es esencial para supervisar el correcto cumplimiento del RGPD y es el principal interlocutor con la AEPD y los interesados.
Medidas de seguridad y protocolos de actuación
Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad proporcional al riesgo. Esto incluye el cifrado de datos, la garantía de confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas. También la capacidad de restaurar dicha disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente.
Información y consentimiento del usuario
Antes de recopilar datos, las empresas deben informar claramente a los usuarios sobre el propósito del tratamiento y obtener su consentimiento explícito. Este consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y las empresas deben proporcionar medios para que los usuarios puedan retirarlo en cualquier momento.
Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones y repercusiones legales, sino que también posiciona a las empresas como entidades responsables en el mercado digital actual.
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Derechos de los ciudadanos en la protección de datos
La protección de datos también garantiza una serie de derechos fundamentales para los ciudadanos. Estos derechos otorgan a las personas un control más amplio sobre su información personal y cómo esta es utilizada.
A continuación, se detallan los principales derechos que los ciudadanos tienen en relación con el tratamiento de sus datos:
Acceso, rectificación y supresión (derecho al olvido)
Cualquier ciudadano tiene derecho a acceder a sus datos personales para conocer qué información está siendo tratada por una empresa. Además, puede solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos.
Asimismo, puede pedir la supresión de sus datos, especialmente si estos ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados o si retira su consentimiento.
Limitación del tratamiento y portabilidad de datos
Este derecho permite al ciudadano solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos en ciertos casos, como cuando impugna la exactitud de estos.
Por otro lado, la portabilidad permite recibir los datos personales que ha proporcionado a una empresa en un formato estructurado y de uso común, para facilitarlos a otra entidad sin impedimentos.
Oposición y decisiones individuales automatizadas
Los ciudadanos tienen el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas situaciones como, por ejemplo, en el caso de marketing directo.
Además, tienen el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado.
Sanciones y consecuencias del incumplimiento de las empresas
Las infracciones de la normativa de protección de datos pueden acarrear severas sanciones y consecuencias.
A nivel económico, las sanciones pueden llegar hasta el 4% del volumen de negocio anual global de la empresa o 20 millones de euros, optándose por la cifra más alta.
Por otra parte, y más allá de las multas, las empresas deben ser conscientes del daño reputacional que puede suponer una infracción en materia de protección de datos. Una mala gestión de la información puede traducirse en pérdida de clientes, disminución de ventas y daño a la imagen de la marca.
Además, los ciudadanos tienen el derecho de presentar reclamaciones ante la AEPD si consideran que sus derechos en materia de protección de datos han sido vulnerados. La Agencia, tras un proceso de investigación, puede determinar la imposición de sanciones a las empresas infractoras. En los casos más graves, las empresas pueden afrontar acciones judiciales por parte de los afectados.
Herramientas y tecnología para la protección de datos
Hay que destacar que existen numerosas soluciones en el mercado, diseñadas específicamente para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones de protección de datos. Estos softwares permiten, entre otras cosas, llevar un registro detallado de las actividades de tratamiento. Además de gestionar las solicitudes de los titulares de los datos y realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.
Además, también existen herramientas digitales en materia de ciberseguridad que permiten la detección de amenazas, el despliegue de firewalls y la encriptación de la información. Esta última, en particular, es una medida esencial para evitar que los datos personales puedan ser leídos por parte de los criminales.
Finalmente, no hay que olvidar que la formación y concienciación del personal juegan un papel esencial. La mayoría de las brechas de seguridad se deben a errores humanos. Por eso, es crucial que todos los empleados comprendan la importancia y las mejores prácticas para garantizar la protección de datos.
